Fattura elettronica per freelance: come funziona davvero lo SDI

La fatturazione elettronica via SDI è obbligatoria per (quasi) tutti i freelance in Italia dal 1° gennaio 2024. Eppure tre anni dopo l'introduzione dell'obbligo, è ancora il tema su cui riceviamo più domande nei DM. Mettiamo ordine.

Cos'è esattamente lo SDI

Lo Sistema di Interscambio è un'infrastruttura gestita da Sogei per conto dell'Agenzia delle Entrate. È una specie di ufficio postale digitale: tu emetti la fattura come file XML, lo invii allo SDI, lo SDI verifica che sia formalmente corretto e lo recapita al destinatario (cliente).

Il punto importante: la fattura non esiste fiscalmente finché lo SDI non l'ha accettata. Se lo SDI la rifiuta — per un errore nel codice destinatario, una P.IVA inesistente, un campo mal formattato — la fattura è come se non fosse mai stata emessa. Devi correggerla e rimandarla.

Chi è obbligato (e chi no)

Soggetto	Fatturazione elettronica?
Forfettari sopra €25.000 ricavi 2021	Sì, dal 1/1/2024
Forfettari sotto €25.000 ricavi 2021	Sì, dal 1/1/2024
Regime semplificato	Sì
Regime ordinario	Sì
Verso consumatori finali (privati)	Sì, con cautela sul codice destinatario
Verso clienti esteri UE / extra-UE	No, ma esterometro mensile

In sintesi: se hai una P.IVA italiana e fai fatture a clienti italiani, devi farle elettroniche, anche se sei in forfettario.

I tre stati di una fattura elettronica

Quando invii una fattura allo SDI, può finire in tre stati. Capirli ti evita un mucchio di problemi.

1. Consegnata. Lo SDI ha accettato il file e l'ha recapitato al codice destinatario o alla PEC del cliente. È lo stato "felice": la fattura è ufficialmente emessa.

2. Mancata consegna. Lo SDI ha accettato il file (la fattura è valida) ma non è riuscito a consegnarla, di solito perché il codice destinatario è quello generico 0000000 per un privato senza domicilio fiscale digitale. In questo caso lo SDI mette il file a disposizione nel cassetto fiscale del cliente, e tu sei a posto. Devi però consegnare manualmente una copia analogica/PDF al cliente.

3. Scartata. Lo SDI ha trovato un errore formale e rifiuta il file. La fattura non esiste. Devi correggerla e re-inviarla. Hai 5 giorni per farlo, mantenendo lo stesso numero di fattura.

Gli errori più comuni che fanno scartare:

• Codice destinatario errato (deve essere 7 caratteri per B2B, 6 per PA)
• P.IVA del cliente non valida o cessata
• Importo totale incoerente con la somma delle righe
• Aliquota IVA mancante (anche per i forfettari: serve N2.2 come natura)

Il codice destinatario: il punto che fa sbagliare di più

Il codice destinatario è un campo a 7 caratteri (per B2B) che indica dove lo SDI deve recapitare la fattura. Tre scenari:

Cliente	Codice destinatario
Azienda con servizio di fatturazione elettronica	Codice fornito dal cliente (es. M5UXCR1)
Azienda senza codice ma con PEC	0000000 + PEC nel campo PECDestinatario
Privato consumatore	0000000
Pubblica Amministrazione	Codice IPA a 6 caratteri (es. UFY9MB)

Il consiglio: chiedi sempre il codice al cliente prima di emettere la fattura. Se il cliente non lo conosce, di' di cercarlo nel suo cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate o di chiederlo al suo commercialista. Se proprio non lo recupera, usa 0000000: la fattura sarà comunque valida ma dovrai dargli copia.

Cosa cambia in regime forfettario

Per il forfettario la fattura elettronica funziona uguale agli altri regimi, con due specifiche:

• L'aliquota IVA è codificata come N2.2 (operazioni non soggette - altri casi) e l'imponibile coincide con il totale
• Va inserito il riferimento normativo nel campo "Causale" o nelle "AltriDatiGestionali":

Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, della L. 190/2014. Non soggetta a ritenuta d'acconto ai sensi dell'art. 1, c. 67.

• La marca da bollo virtuale di €2,00 va indicata se il totale supera €77,47, sia nel campo specifico <DatiBollo> sia come voce in fattura.

Tempi e scadenze

Per le fatture immediate (la maggior parte dei freelance): l'invio allo SDI deve avvenire entro 12 giorni dalla data dell'operazione (di solito = data fattura). Se sfori, è una violazione formale con sanzione (90% dell'IVA, minimo €250 — per i forfettari è ridotta).

Per le fatture differite (per chi fa cessioni di beni con DDT): entro il 15 del mese successivo a quello dell'operazione.

In pratica: appena hai chiuso un lavoro, emetti e invii subito. Non aspettare la fine del mese.

Conservazione: 10 anni, ma non sul tuo Mac

Le fatture elettroniche devono essere conservate a norma per 10 anni. "A norma" significa con marca temporale e firma digitale, su sistemi che garantiscono l'integrità nel tempo. Non basta salvare gli XML su una cartella iCloud.

Tre opzioni:

1. Servizio di conservazione dell'Agenzia delle Entrate (gratuito, attivabile dal cassetto fiscale). Limite: solo per i tuoi file, no integrazioni con altri tool.
2. Conservazione del provider che usi per emettere le fatture (Aruba, Fattura24, ecc.). Di solito €30-50/anno.
3. Conservazione esterna professionale, per chi ha esigenze enterprise.

Per la maggior parte dei freelance, l'opzione 1 è sufficiente. Se usi un provider, controlla che la conservazione sia inclusa nel piano: spesso non lo è.

Sigillo e SDI

In Sigillo, quando un preventivo viene firmato dal cliente, puoi convertirlo in fattura elettronica con un click. Il flusso:

1. Sigillo prende i dati del preventivo
2. Genera l'XML 1.2 conforme
3. Lo invia allo SDI tramite il provider integrato (Fattura24)
4. Riceve la ricevuta di consegna o scarto
5. Aggiorna lo stato in dashboard

Non devi conoscere XML, codici natura, codici destinatario corretti per ogni cliente. Il sistema chiede al cliente il codice quando crei l'anagrafica, e da lì in poi tutto è automatico.

La fatturazione SDI è inclusa nel piano Premium (€29,90/mese) e arriva in beta nel Q3 2026.

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Disclaimer: questa guida ha valore informativo. Le specifiche del tracciato XML SDI evolvono — il riferimento ufficiale è sempre il sito dell'Agenzia delle Entrate.